信息化助推企业督办管理向精细化转型

   引言：作为企业实施战略执行力的重要保障，企业督办管理由“结果导向、粗放式管理”向“过程管控、精细化管理”的转变离不开管理模式创新和管理工具支撑。慧点科技推出的决议督办管理的解决方案，利用信息技术实现了对企业督办业务的全生命周期闭环管理，助推企业督办业务向“精细化”管理模式转型。

    督办管理是企业执行力的重要保障。企业重点工作、重要会议决议、领导交办及其它重大事项能否科学、规范、高效地执行，是检验和提升企业执行力的重要指标，在企业经营发展中具有举足轻重的作用。因此，企业将此类重大事项的执行管控作为督办管理体系的重点。

    为了更实时地监控督办事项的办理进展，辅助领导进行关联决策，并及时发现事项办理过程中存在的问题和风险隐患，进行有效的预防，企业的督办管理呈现由“结果导向、粗放式管理”向“过程管控、精细化管理”转变的趋势。

    督办管理的精细化转变过程，除了企业管理意识的转变、管理模式的创新以外，还需要有强有力的工具支撑。信息技术的成熟发展，让企业内各信息系统建设初具成效。众多实践证明，信息化手段能够对企业管理优化提供能力支持。利用信息技术来提升企业督办业务精细化管理水平、深化督办管控力度，已成为企业督办管理的时代需求。

    国内知名管理软件厂商北京慧点科技有限公司（以下简称“慧点科技”）在长期服务于集团型企业管理信息化的过程中，基于丰富的项目实践经验与管理研究成果，针对企业督办业务推出了全生命周期的决议督办管理解决方案，为企业执行力提升提供了创新思路与重要支撑工具，助推企业督办业务向“精细化”管理模式转型。

    督办管理的精细化转变在新形势下显得尤为重要

    在经济不断增长的当下，市场竞争日益激烈，企业想要快速转型发展、提高企业竞争力，除了企业的决策层要善于捕捉发展机遇、快速制定策略外，还需要企业具备实施战略的执行力来快速响应管理要求。而在传统的管理模式下，企业督办事项的分解下达、协作沟通、督办跟踪、统计分析多依靠人工或简单工具进行管理，难以对各类督办事项进行实时、有效的统筹与管控，制约了企业执行力与管理水平。新形势下，企业督办管理面临提升执行效率、深化管控力度、实施工作创新的挑战。

 

 

    慧点科技企业管控事业部解决方案部经理吕兆海认为，企业的发展与管理涉及众多方面，督办事项所涉及的范畴也较为广泛，企业督办工作呈现“来源多样（董事会、高管办公会、党委会、专题会、公文督办、任务计划、领导交办等）、启动时间不同、持续周期不同、涉及部门不同”的业务特征。如何在繁重的工作中，科学、全面地统筹重要督办事项，并且保障准确、及时地办理，一直是企业督办业务客观存在的工作难题。主要表现为以下几方面：

    1、督办事项体系化管理困难。面对纷杂的督办事项，企业决策者或督办管理部门领导想要跟进事项执行进展，只能通过人工询问或上会，获取信息时间周期较长，更难以体系化地了解来龙去脉，不利于快速查找、定位到问题症结，影响管理决策。企业领导迫切需要一个管理工具能够实时、全面、客观地掌握各事项执行进展，并提供体系化的督办管理视图。

    2、督办事项执行统筹繁琐。对于具体执行的企业督办管理人员而言，督办任务多且有交叉、工具落后、权责不对等等条件限制，让督办执行跟踪多存在过程繁琐、协作不畅、占用过多时间、文档数据不易留存等问题，督办效果受到影响。传统的人工管理或简单工具难以满足对督办事项的统筹、执行分解、沟通协作、提醒、汇报、查询、统计进行一体化管理的需求，缺乏有效的工具支撑，任务完成的时效性往往难以保障。

    3、督办事项的过程化闭环管理有待完善。督办事项的过程化闭环管理是企业督办业务精细化管理中必不可少的管理提升。但当前企业在督办事项开展过程中，大多是在督办事项办理完成后，督办事项执行部门向督办管理部门或领导提交最终的事项办理结果，其过程缺乏有效的监控。很难让决策者、管理者更早、更准确地发现事项执行过程中的问题，及时进行规避和补救，影响深远。因此，企业需要在督办管理中借助工具完善过程化闭环管理。

    4、督办执行效能统计分析较难实现。企业督办执行效能是企业不断创新体制、健全制度、严格监督的重要推动力和依据，也是保障企业督办管理科学化的重要机制，更是不断提升督办管理水平、让管理效益最大化的重要支撑，因此受到企业领导的关注和重视。但传统手工环境下的督办管理，需要督办管理人员对各督办事项的执行情况进行收集整理，再根据管理要求形成体系的督办报告，不仅繁琐费时，时效性、准确性也大打折扣，更难以实现真正的督办效能分析。

    5、会议组织与督办缺乏一体化贯穿。会议是企业日常行政办公的关键活动，是决议督办事项的一个重要来源。目前，多数企业会议的议题提报、支撑材料准备、与会通知仍依靠纸制文件、邮件、电话等传统方式实现。如何让企业重要会议的组织更高效，让参会领导更快速、全面地了解议题材料，促进决议达成，并建立有效机制快速推进决议督办的下达执行是企业督办管理优化的难题。企业缺乏有效的管理模式、管理制度及管理工具来保障会前准备、会中决策及会后督办的一体化贯穿。

    为了解决以上各类督办管理问题，各企业都在不断探索新方法，大力实施管理创新，同时对督办管理信息系统的建设需求愈发迫切。拥有近千家集团企业客户的慧点科技，在深刻理解与研究企业管理业务与信息化需求的基础上，顺势推出了决议督办管理解决方案，旨在帮助企业提升会议决策效率，改善督办事项的执行与控制，强化监督力度，深化沟通协作与反馈机制，辅助领导决策指挥，有效提升执行效能。

    吕兆海介绍，慧点科技早在2000年以前就开始投入督办业务和信息化应用研究，并结合大量客户实践不断总结创新，于2008年推出了全生命周期闭环管理的决议督办管理系统。慧点科技也因此成为了国内第一家拥有完整决议督办管理解决方案的供应商。经过多年发展，产品已获得了诸多知名企业的认同和成功应用。无论从业务经验还是系统功能来看，慧点科技决议督办管理系统都在业界占据了领先地位。

    决议督办管理系统成为企业执行力提升的有力支撑

    据了解，慧点科技决议督办管理系统可以固化企业重要会议会前、会中、会后和决策支持的全业务链管理，实现各类督办业务的全生命周期管理，并提供统一化、体系化、便捷化的管理视图、任务中心和处理机制，从而帮助企业打造卓越的执行力。

 

 

    慧点科技决议督办管理系统的价值主要体现在以下几个方面：

    1、督办业务全生命周期闭环管理助力企业督办管理提升。有别于市场上简单满足任务管理或只重视结果管理的类似产品与模块，慧点科技决议督办管理系统既能服务于企业重要会议的无纸化会议管理及督办管理，又能实现企业会议决议、重点工作、领导交办、工作计划、任务、公文及其他督办事项的分解下达、协作沟通、执行反馈、督办跟踪、办结确认、效能统计等督办业务全生命周期闭环管理；还为各级用户提供了统一化、体系化、便捷化的管理视图、任务中心与处理机制，全程记录过程，不断提升督办业务效能。

    2、协同与管控的有效融合保障督办事项科学、高效办理。企业督办管理不仅是一个业务指令和信息的流转，而是一种业务与管理的协同。慧点科技决议督办管理系统中固化了基于协同空间的事项处理模型及事项逐级分解模型，针对同一个督办任务在同一时间能够实现不同角色人员的协作与沟通，包括：督办事项发起者的查看与催办、分管领导的点评与沟通、主办人的持续反馈、协办人的协助办理与协作等；并能实现督办事项的逐级分解细化与逐级的反馈汇总，进一步缩减了督办事项的处理周期。通过督办事项办理协同与管控的有效融合，全面保障了督办事项的科学、高效办理。

    3、督办管理的快速定位与效能统计支撑企业执行力持续提升。针对企业督办管理中面临的督办事项定位、查询和统计难的问题，慧点科技创新性地提出了“立体信箱式”督办管理模型，并融入在决议督办管理系统中。该模型设计遵循了可伸缩式理论，可支持系统多维度（如督办来源维度、业务类型维度、组织人员维度、时间维度等）对一个或多个、一类或多类事项进行快速定位、查询和统计，为企业各级用户提供更为便捷、全面、易用的执行和决策支持。企业可根据管理需求进一步的细分、增加或调整管理维度，从而更快速地响应督办管理的精细化变革。

 

 

    此外，决议督办管理系统还提供了督办事项的体系化监控、自动预警和自动提醒功能。督办事项信息及异常信息会被快速地推送至相关的管理人员和执行人员的系统页面中，从而使得督办管理实现“督办事项主动找人”的转变，吕兆海补充道。

    企业督办管理提升是一个持续优化的过程

    吕兆海最后总结道，企业督办业务的管理优化不是一项一劳永逸的工作，而是一个持续优化的过程，各企业对督办管理提升的探索也从未停止。作为专注于企业管理信息化建设与服务的提供商，慧点科技也将继续在企业督办管理业务研究及信息化支撑方面持续投入，以期能够为国内企业督办业务的精细化管理奠定基础，为企业执行力提升持续发挥作用。